Cash refund/Reembolso de caja

En toda empresa es frecuente que se realicen una gran cantidad de desembolsos de cuantías menores, ya sea por pagos de elementos de papelería,  por compras de artículos de aseo y cafetería, transportes para gestiones de mensajería, pagos por servicios de mantenimientos y  reparaciones menores. Si una empresa empieza a manejar todo este tipo de desembolsos mediante pagos con cheque, o efectuando un comprobante de egreso afectando la caja general cada vez que se presente una compra de menor cuantía, se puede volver engorroso el manejo contable por la gran cantidad de comprobantes de egreso que se elaboran, y la gran cantidad de registros contables que afectan los movimientos de caja y bancos, es por ello que es necesario constituir un fondo de caja menor, del cual se efectuarán todo este tipo de pagos.

Dicho fondo, debe ser manejado por una sola persona, y la cantidad de dinero con que se constituya depende de la cantidad de operaciones de menor cuantía que se efectúen en la empresa.

Contablemente el registro de apertura del fondo de caja menor, se hará debitando la cuenta 110510 CAJAS MENORES, y acreditando la cuenta de CAJA GENERAL, o BANCOS según sea el caso.

Se deben establecer una políticas para el pago de gastos a través de caja menor, indicando unos valores máximos para que el pago de efectúe de dicho fondo (por ejemplo, que el pago que no exceda los $80.000) La persona encargada del manejo de este fondo, deberá conservar una factura o soporte por cada uno de los desembolsos que efectúe, de manera que cuando se le realice un arqueo de caja, la sumatoria de todas las facturas o soportes que presente, mas el dinero en efectivo del que disponga, debe ser igual al valor del fondo de caja que inicialmente se ha establecido.

Al finalizar el mes (el 30 o 31 de cada mes), o cuando el fondo de caja haya agotado las provisiones de efectivo para continuar efectuando desembolsos, se deberá solicitar un reembolso a caja menor, por el valor que resulte de sumar todos los comprobantes o facturas que presente el encargado del manejo del fondo; para efectuar el reembolso a caja menor, se elaborará un comprobante de egreso donde se contabilizarán en las cuentas de gastos los diferentes desembolsos que consten en las facturas que se presenten, contra un crédito a la cuenta de caja o bancos según sea el caso.

CODIGO	CUENTA	DEBITOS	CREDITOS
5135XX	Gastos	XXX
5195xx	Otros gastos	XXX
110505	Caja General		XXX

Al recibir el reembolso de dinero, el encargado nuevamente quedará con el fondo de caja menor completo, para que de esta manera se repita el ciclo.

Es importante anotar, que el comprobante de egreso de reembolso a caja menor debe efectuarse el último día de cada mes, así no se haya agotado la totalidad del dinero del fondo, ya que por un principio de causación, en la contabilidad deben quedar registrados todos los gastos en que incurrió la empresa en dicho mes.

Cuando se efectúa el registro de reembolso a caja menor, nunca se afecta la cuenta de dicho fondo (110510), ya que esta cuenta solo se afecta en el momento de la apertura, aumento, disminución o cancelación del fondo de caja menor. 

   In every business is often a lot of disbursements small claims are made, either by payment of stationery items, for purchases of toiletries and cafe, transportation to arrange courier service payments maintenance and minor repairs. If a company starts to handle all disbursements such payments by check or making a disbursement voucher affecting the overall cash purchase whenever a minor is present, it can become cumbersome management accounting for the large number of vouchers egress that are made, and the large number of accounting records that affect the movement of cash and banks, is why it is necessary to establish a petty cash fund, which shall be made all such payments.

This fund should be managed by one person, and the amount of money depending on the number of smaller operations that are made in the company is constituted.

Accounting registration opening petty cash fund, will be debiting 110510 petty cash account and crediting the account overall cash, and banks as appropriate.

They should establish a policy for the payment of expenses through petty cash, indicating maximum values ​​for the payment made by the fund (eg payment not to exceed $ 80,000) The person in charge of managing this fund , you must keep an invoice or support for each of the disbursements made, so that when you make a cash count, the sum of all invoices or media present, more cash you have, should be equal to the cash value of the fund initially set.

At the end of the month (the 30th or 31st of each month), or when the cash fund is exhausted supplies of cash to continue to make payments, you must request a refund from petty cash, the value resulting from adding all receipts or invoices submitted by the management of the fund manager; for the reimbursement of petty cash, proof of exit which shall be credited to the accounts of expenditure shall be drawn different disbursement stated in the invoices presented against a credit to the cash account or bank as appropriate. 

The reimbursement of money, again be charged with petty cash fund completely, so that in this way the cycle is repeated.

It is important to note that the disbursement voucher petty cash reimbursement must be made on the last day of each month, so all the money the fund has not been exhausted, and that a principle of causation, accounting must be recorded all expenses incurred by the company during the period.

When checking petty cash reimbursement is made, the account of the fund (110510) is never affected, as this has only affected at the time of the opening, increase, decrease or cancellation of the petty cash fund.